A maioria dos especialistas concorda que a comunicação é um elemento vital para o êxito de uma mudança organizacional. Se questionarmos os colaboradores de uma determinada organização sobre a razão pela qual a mudança que os gestores desejavam implementar não resultou, muitas das respostas que podemos ouvir são: não terem sido informados; receberam mensagens contraditórias; não foram dadas explicações, etc.
Um modo de persuadir as pessoas, sem dúvida alguma, para a mudança organizacional é através de uma boa comunicação. Como é que esta deve ser feita? Não há receitas mágicas, cada caso é um caso (o mesmo quer dizer que cada cultura organizacional é uma cultura específica), mas seguem algumas dicas de caráter transversal:
- Aos diversos stakeholders deve ser-lhes explicado de forma bastante clara: o “porque”, “o quê” e o “como” da mudança organizacional;
- A comunicação num processo de mudança deve estar sempre presente com semelhante intensidade, desde o inicio até ao final da mudança organizacional;
- Os gestores responsáveis pela mudança devem possuir uma estratégia de comunicação coerente, usar modos de divulgação dessa mesma comunicação adequados (por exemplo, não basta recorrer a emails ou newsletters), envolver gestores intermédios de forma a que estes apoiem os processos de mudança, e persistirem nos esforços de bem comunicar até ao final da iniciativa da mudança;
- Argumentos emocionais para a mudança podem ser mais eficazes do que argumentos racionais;
- Antes de começar a falar de mudança deve criar um plano de comunicação que deve responder às seguintes questões:
– Que papéis e responsabilidades terão as pessoas da organização no planeamento da comunicação?
– Que diretrizes se devem colocar em prática e que objetivo cada comunicação pretende alcançar?
– Quem tem interesse na mudança?
– Que tipo de comunicação é necessária para cada parte interessada?
– Como adaptar as mensagens às necessidades e interesses de cada parte interessada?
– Que meios de comunicação se devem privilegiar para cada stakeholder?
– Quem deve comunicar com cada parte interessada?
– Como será avaliada e melhorada a eficácia das comunicações?
- Os colaboradores precisam de saber que os gestores entendem as suas preocupações frente aos processos de mudança que se desejam implementar;
- A comunicação deve ser sempre feita de forma aberta e honesta.
Se o povo diz que “há um falar e dois entenderes” e Machado de Assis acrescenta “(…) e não diz tudo, porque a verdade é que há um falar e dois, cinco ou mais entenderes, segundo os casos”, devemos ter extremo cuidado com a comunicação nas nossas organizações por forma a que a mudança nestas seja um sucesso.
Por: Ana Pinto, professora universitária e consultora em Recursos Humanos