O problema não é novo. Mas a pandemia está a trazer novamente para cima da mesa a questão de como fazer reuniões produtivas. Já lhe aconteceu com certeza entrar numa reunião virtual, por exemplo, sem saber o propósito ou o seu papel nesse encontro? Com que frequência?
E mesmo quando uma reunião tem um propósito e uma agenda clara, diz Elizabeth Doty, ex-associada do laboratório do Edmond J. Safra Center for Ethics da Universidade de Harvard num artigo para a revista Strategy+Business, “o grupo pode não ter as informações de que precisa ou uma estrutura para tomar decisões.”
Como sair desta situação? Quer se tratem de reuniões online quer presenciais, devemos reconhecer que todas as reuniões devem ser planeadas ativamente. Ajuda ter uma agenda, mas há mais opções disponíveis.
E mesmo um pequeno investimento no design das reuniões pode ajudar a envolver os participantes, facilitar a criatividade e a colaboração, melhorar a qualidade das decisões e promover a motivação e a responsabilidade, defende Elizabeth Doty, que é também fundadora da empresa de consultoria Leadership Momentum, num artigo sobre como preparar as reuniões de modo a serem mais eficazes.
Para começar, considere estas quatro perguntas sugeridas por Rick Lent, autor da obra Leading Great Meetings:
Qual o motivo da reunião? Projetar a estrutura certa depende do seu propósito, se é um evento único ou uma reunião recorrente. Pense na oportunidade ou necessidade que levou a conectar este grupo específico: pode ser o desenvolvimento de um plano, a resolução de um problema, a avaliação de um risco, o aprofundamento de relacionamentos ou alguma combinação dos itens acima.
Em seguida, pergunte a si mesmo: precisa ser em tempo real? Embora as conversas ao vivo sejam ótimas para conversas rápidas de ida e volta e de alta intensidade, os bate-papos sem ser em tempo real via Slack, Microsoft Teams ou outras ferramentas podem permitir uma reunião ad hoc de ideias ou feedback mais relaxada. Depois de esclarecer o propósito para si mesmo, inclua-o no convite da reunião para que as pessoas estejam mais preparadas para se concentrar quando chegarem.
Quem deve estar presente? Como regra geral, convide aqueles que têm algo para contribuir para o propósito, têm um papel fundamental nas decisões ou serão afetados pelo resultado. Em seguida, considere o tom que ajudará essas pessoas a contribuir com seu melhor trabalho. Como Dick e Emily Axelrod descrevem em seu livro de 2014, Let’s Stop Meeting Like This, como as pessoas se envolvem depende de como se sentem bem-vindas e confortáveis.
Aqui pode ser criativo. Por exemplo, a maioria das pessoas precisa de algum tipo de “aquecimento” para se estabelecer, especialmente num ambiente virtual. Gosto de fazer perguntas no bate-papo para as pessoas responderem à medida que chegam, como: “Uma vez que o nosso foco hoje é o branding, qual é a empresa que mais admira pela forma como está focada no cliente?” O ideal é que o aquecimento tenha um elemento social e esteja relacionado com o tema da reunião.
O que precisamos falar? Cumprir o propósito da reunião exigirá esforço de todos os participantes; caso contrário não precisaria de uma reunião. É por isso que Rick Lent aconselha descrever o “trabalho” que o grupo precisa de fazer em conjunto para atingir o objetivo. Visualize a conversa que melhor dará resposta ao propósito da reunião e, em seguida, planeie a reunião.
Como criar as condições adequadas à conversa? O que o grupo precisa para aprofundar a conversa em questão? De uma pré-leitura? Dados relevantes? Uma pesquisa no terreno? A chave é definir claramente como o grupo pode envolver-se da melhor forma para atingir o objetivo. Por fim, resuma o resultado da atividade e, se for relevante, configure a próxima. Deve ainda reservar tempo para um encerramento formal. Reserve tempo para agradecer as contribuições, esclarecer as próximas etapas e refletir sobre a própria reunião. Usar cinco minutos para fazer um balanço irá criar um hábito de melhoria contínua e responsabilidade mútua.